Ein IT-Leiter erzählte uns kürzlich von einer Betriebsprüfung, die sein Unternehmen drei Jahre nach dem Ende einer Freelancer-Zusammenarbeit eingeholt hatte. Der Freelancer hatte damals selbst einen Antrag auf Statusfeststellung gestellt – weil er Arbeitslosengeld beantragen wollte. Das Ergebnis: knapp 90.000 Euro Nachzahlung, inklusive Zinsen. Und das war für eine einzelne Person.
Das Irritierende daran: Die Zusammenarbeit lief damals wie hunderte andere auch. Tagesrate vereinbart, Rechnung bezahlt, fertig. Niemand hatte das Gefühl, etwas Unrechtes zu tun.
Warum IT besonders anfällig ist
Scheinselbstständigkeit ist in vielen Branchen ein Randthema. In der IT ist es strukturell fast unvermeidlich – jedenfalls in der Art, wie Freelancer dort häufig eingesetzt werden.
Der Kern des Problems: Ein IT-Freelancer, der dauerhaft in einem Scrum-Team arbeitet, täglich am Standup teilnimmt, seine Aufgaben aus dem Jira-Backlog des Kunden zieht und sich in der Unternehmensinfrastruktur einloggt, verhält sich faktisch wie ein Angestellter. Nicht weil jemand das so gewollt hat – sondern weil moderne Softwareentwicklung eben so funktioniert. Agile Teams brauchen stabile Zusammenarbeit, nicht lose Werkvertragslieferungen.
Genau das ist das Problem. Die Arbeitswirklichkeit in IT-Projekten erzeugt fast automatisch Merkmale, die die Deutsche Rentenversicherung als Indizien für Beschäftigung wertet.
Was die DRV konkret prüft
Das Bundessozialgericht hat in mehreren Urteilen herausgearbeitet, woran sozialversicherungspflichtige Beschäftigung erkennbar ist. Die DRV orientiert sich in Betriebsprüfungen an diesen Kriterien:
Eingliederung in die betriebliche Organisation: Nutzt der Freelancer Unternehmens-Hardware, -Software oder -Kommunikationsmittel? Hat er eine Firmen-E-Mail-Adresse? Arbeitet er regelmäßig in den Räumen des Auftraggebers? Nimmt er an internen Meetings teil, die nicht direkt dem Projektergebnis dienen?
Weisungsgebundenheit: Wer bestimmt, was der Freelancer wann und wie erledigt? Gibt es ein Direktionsrecht des Kunden, auch wenn es nie so genannt wird? In der Praxis: Wer entscheidet über Prioritäten, wenn zwei Aufgaben kollidieren?
Persönliche Leistungserbringung: Kann der Freelancer die Aufgaben delegieren, oder ist er persönlich unverzichtbar? Spezifisch in IT-Projekten: „Wir brauchen Herrn Müller, der kennt unsere Codebasis" ist ein Risikosignal.
Unternehmerisches Risiko: Hat der Freelancer echte eigene Betriebsausgaben? Mehrere unabhängige Auftraggeber? Haftet er mit eigenem Kapital? Oder ist er faktisch von einem einzigen Auftraggeber abhängig?
Wichtig: Kein Einzelkriterium ist allein entscheidend. Die DRV gewichtet das Gesamtbild. Aber wer vier dieser Punkte klar erfüllt, steht in einer Prüfung schlecht da.
Das §7a-Verfahren: das unterschätzte Risiko
Die meisten Unternehmen denken bei Betriebsprüfungen an eine externe Prüfung, die irgendwann zufällig kommt. Das stimmt – DRV-Betriebsprüfungen finden regulär alle vier Jahre statt.
Gefährlicher ist das Statusfeststellungsverfahren nach §7a SGB IV. Dieses Verfahren kann jede beteiligte Partei initiieren – der Auftragnehmer ebenso wie der Auftraggeber. Und der Freelancer hat oft gute Gründe dazu: Er möchte Arbeitslosengeld beantragen, eine Berufsunfähigkeitsversicherung abschließen, oder er hat schlicht keine Rentenansprüche angesammelt und macht sich Sorgen ums Alter.
Das Ergebnis eines solchen Verfahrens ist für beide Seiten bindend. Und es wirkt rückwirkend – bis zu vier Jahre, im Fall vorsätzlicher Verschleierung sogar dreißig.
Was eine Nachzahlung konkret bedeutet
Kurze Rechnung: Ein IT-Freelancer verdient 100 Euro pro Stunde, arbeitet 160 Stunden im Monat. Das sind 16.000 Euro Monatshonorar, rund 192.000 Euro im Jahr. Der Sozialversicherungsbeitrag liegt bei etwa 40 Prozent des sozialversicherungspflichtigen Einkommens. Der Auftraggeber zahlt bei einer rückwirkenden Einstufung als Arbeitgeber nicht nur seinen Anteil (~20%), sondern auch den Arbeitnehmeranteil – weil er dem Freelancer gegenüber keine Möglichkeit mehr hat, diesen einzubehalten. Das macht rund 38.000 Euro pro Jahr. Über vier Jahre: mehr als 150.000 Euro, zuzüglich Verzugszinsen von einem Prozent pro Monat.
Für einen einzelnen Freelancer.
Was viele als Lösung versuchen – und warum es oft nicht reicht
Der häufigste Ratschlag lautet: Den Vertrag als Werkvertrag gestalten, klare Leistungsbeschreibungen hineinschreiben, keine Weisungen erteilen. Das klingt vernünftig und ist auch nicht falsch. Aber es löst das eigentliche Problem nicht.
Der Grund: Die DRV schaut nicht primär auf den Vertragstext. Sie schaut auf die gelebte Wirklichkeit. Ein Werkvertrag, hinter dem sich eine klassische Mitarbeiter-Situation verbirgt, schützt nicht vor einer Nachforderung.
Hinzu kommt die Abgrenzung zum Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG). Wer Fremdpersonal überlässt, ohne eine AÜG-Lizenz zu besitzen, riskiert neben der Scheinselbstständigkeitsproblematik zusätzlich eine unwirksame Vertragsgestaltung – mit allen arbeitsrechtlichen Konsequenzen.
Was tatsächlich hilft
Die einzige Struktur, die das Risiko vollständig beseitigt, ist die Beauftragung eines Unternehmens statt einer einzelnen Person. Wenn der IT-Experte fest bei einem Dienstleister angestellt ist und dieser Dienstleister den Kunden als Auftraggeber hat, entsteht kein sozialversicherungsrechtliches Beschäftigungsverhältnis zwischen Experte und Kunde. Das Werkvertrags- oder Dienstleistungsrecht greift dann sauber.
Das setzt voraus, dass der Dienstleister tatsächlich die Weisungshoheit über seine Mitarbeiter behält. Und dass er nicht nur auf dem Papier zwischengeschaltet ist, sondern wirklich unternehmerisch für die Leistungserbringung verantwortlich zeichnet.
Für Unternehmen, die bereits länger mit IT-Freelancern arbeiten, lohnt sich eine ehrliche Bestandsaufnahme: Wie sieht die tatsächliche Zusammenarbeit aus – nicht der Vertrag, sondern der Alltag? Wer gibt Aufgaben vor? Wer entscheidet über Prioritäten? Wie abhängig ist die Person von diesem einen Auftraggeber?
Die Antworten auf diese Fragen zeigen meistens deutlicher als jeder Vertragstext, ob eine Situation riskant ist.